Was ist ein Daily [Standup Meeting] - Allzweckwaffe oder Hype? - TARGETTER (2023)

Mangelnde Kommunikation und fehlende Informationen gehören zu den drei Hauptursachen von Frustration und Ineffizienz am Arbeitsplatz. Statt durch noch mehr, noch längere Meetings dagegen anzukämpfen, hat sich das Konzept des „Daily“ oder „Daily Standup-Meetings“ in vielen Unternehmen durchgesetzt. Doch…

Was ist ein „Daily“ (Scrum/Standup Meeting)?

Ein Daily ist ein tägliches, kurzes Meeting eines Teams, um sich über den Arbeitsfortschritt, geplante Tätigkeiten und mögliche Schwierigkeiten zu informieren.

Es findet in aller Regel im Stehen statt und dauert maximal 15 Minuten.

Wenn Sie sich nun fragen, was an einem Daily so besonders ist und wissen wollen, wie ein Team-Meeting innerhalb von 15 Minuten erledigt sein soll, dann lesen Sie weiter…

Und wenn Sie wissen wollen, wie ein 9-köpfiges Team zwei Personenmonate gewinnen oder verschwenden kann, dann erst recht 😉

Wie lautet die Agenda eines Daily?

Ein Grund, warum ein Daily sehr kurz sein kann, ist die fest vorgegebene Agenda.

Agenda eines Daily:

  1. Was habe ich gestern erreicht?
  2. Was habe ich heute geplant?
  3. Wobei habe ich Probleme oder sehe Risiken, um (meine/unsere) Ziele zu erreichen?

Fertig.

Kein „allgemeines Update“, keine Aussprache, keine Infos des Unternehmens.

Auf den Punkt.

(Video) The KKK vs. the Crips vs. Memphis City Council (Full Length)

Bei Projektteams sind die drei Fragen auf die Projektziele ausgerichtet. In SCRUM-Projekten ist ein Daily ohnehin Pflicht, in anders organisierten Projekten orientiert man sich am nächsten Meilenstein oder Teamaufgaben.

Bei Routinearbeiten (vor allem bei Teams, die nicht gemeinsam an einem Projekt arbeiten) sind die Fragen auf die individuellen Aufgabenbereiche bezogen. Falls Teammitglieder auch Aufgaben bearbeiten, die für alle anderen irrelevant sind, dann muss im Daily auch nicht darüber berichtet werden.

Welche weiteren Regeln gelten bei einem Daily?

Neben der Agenda, gelten bei einem Daily die folgenden Regeln:

  1. Das Meeting beginnt auf die Minute pünktlich
  2. Jeder beantwortet alle drei Fragen
  3. Jeder fasst sich kurz und spricht für 30 – 120 Sekunden
  4. Das Daily endet nach maximal 15 Minuten (kürzer ist immer erlaubt – auch 5 Minuten sind ok!)
  5. Jeder ist ehrlich
  6. Keiner lacht über den anderen oder dessen Probleme
  7. Keiner verurteilt den (langsamen) Arbeitsfortschritt anderer
  8. Keine Diskussionen innerhalb des Daily – wenn Diskussionspunkte auftauchen, werden diese entweder zwischen den Beteiligten diskutiert, sie werden dokumentiert und auf die Agenda eines „normalen“ Team- oder Planungsmeetings gesetzt oder nach dem Daily durch ein Teammitglied oder die Führungskraft geklärt und die Ergebnisse an das Team kommuniziert
  9. Wenn jemand bei der dritten Frage ein Problem aufwirft, dann wird das Problem nicht im Rahmen des Daily diskutiert oder gelöst. Entweder, ein/mehrere Teammitglieder sprechen nach dem Daily mit demjenigen und unterstützen, oder das Problem wird als Aufgabe in die Aufgabenplanung aufgenommen (dadurch wird aus einem Problem eine Aufgabe – und über den Fortschritt einer Aufgabe wird im Rahmen eines Daily informiert!)

Um diese Regeln einzuhalten, ist es sinnvoll, wenn eine Person die Einhaltung der Regeln sicherstellt. Das kann immer die gleiche Person sein, es kann aber auch ein rollierendes System sein. Wichtig ist nur, dass diese Person konsequent auftritt.

Was ist ein Daily [Standup Meeting] - Allzweckwaffe oder Hype? - TARGETTER (1)

Wer nimmt am Daily teil?

Wer nimmt an einem Daily teil?

Bei einem Projektteam nehmen im Idealfall folgende Personengruppen teil:

  • Das Projektteam
  • Der Projektleiter
  • Der für das Endergebnis verantwortliche (bei SCRUM: der Product Owner)
  • Der „Auftraggeber“

Besteht das Projektteam aus 247 Personen, dann macht das natürlich keinen Sinn. Bei einer solchen Dimension ist davon auszugehen, dass es Teilprojekte und Gewerke gibt, die von kleineren Teams bearbeitet werden. Die machen dann ihre eigenen Dailys.

Die gerade noch sinnvolle Maximalgröße an Teilnehmern beträgt 15.

Der „Auftraggeber“ sollte dann an Dailys teilnehmen, wenn er ein hinreichendes Verständnis für das mitbringt, worüber die Teammitglieder berichten. Wenn derjenige bei jedem zweiten Satz eines Teammitglieds nachfragen muss, was gemeint ist, macht das keinen Sinn.

Der „Auftraggeber“ darf ein Daily auch nicht zur Diskussion über Vorgehensweisen, Arbeitsqualität, etc. missbrauchen.

Der Grund, warum ein „Auftraggeber“ beim Daily dabei sein soll und kann besteht darin, dass derjenige dann einen viel besseren Eindruck davon bekommt, wie gut der Fortschritt tatsächlich aussieht und ob die Arbeit leichter oder schwerer als ursprünglich geplant ist.

Wie lange dauert ein Daily?

Die maximale Zeitdauer eines Daily beträgt 15 Minuten. Das ist genug Zeit, damit von bis zu 15 Personen jeweils eine Minute lang die drei Fragen beantwortet werden können.

(Video) The Origin Of The Karen Meme

Sobald es länger dauert, steigt die Gefahr von Diskussionen, Zeitverschwendung, Small Talk und Gelaber.

In nachfolgender Tabelle sehen Sie, wie viel Zeit Sie für ein Daily im Laufe eines Jahres investieren.

Besonders wichtig ist es, sich vor Augen zu führen, dass beispielsweise

  • Bei einem 6-köpfigen Team ein Daily, das 20 statt 15 Minuten dauert, pro Jahr 110 Stunden Mehraufwand bedeutet. Das sind fast drei volle Personenwochen!
  • Bei einem 9-köpfigen Team ein Daily, das 25 statt 15 Minuten dauert, pro Jahr 327 Stunden Mehraufwand erzeugt. Das sind fast 2 Personenmonate bzw. mehr 8 Personenwochen!

Ich will damit nicht bewirken, dass Sie 3-Minuten Dailys machen.

Aber ich möchten Ihnen und Ihrem Team vor Augen führen, welche Bedeutung ein paar Minuten mehr oder weniger langfristig haben.

Anzahl TeilnehmerDauer des Daily in MinutenGesamtaufwand in StundenGesamtaufwand in Stunden pro WocheGesamtaufwand in Stunden pro MonatGesamtaufwand in Stunden pro Jahr
4151.05.018.0218.0
4201.36.724.0290.7
4251.78.330.0363.3
5151.36.322.5272.5
5201.78.330.0363.3
5252.110.437.5454.2
6151.57.527.0327.0
6202.010.036.0436.0
6252.512.545.0545.0
7151.88.831.5381.5
7202.311.742.0508.7
7252.914.652.5635.8
8152.010.036.0436.0
8202.713.348.0581.3
8253.316.760.0726.7
9152.311.340.5490.5
9203.015.054.0654.0
9253.818.867.5817.5
10152.512.545.0545.0
10203.316.760.0726.7
10254.220.875.0908.3

(Tabelle mit Gesamtaufwand bei unterschiedlichen Teamgrößen, Anzahl Dailys und Länge eines Daily)

Was ist der Sinn eines Daily?

Wenn Sie jemals in einem zweiwöchig stattfindenden Team-Meeting saßen, bei dem 10 Personen darüber berichten, was sie in den letzten zwei Wochen gemacht haben, kennen Sie das Problem solcher klassischen Besprechungen:

Einige sind in 10 Sekunden fertig, weil sie sagen „Ja, ich habe Aufgabe xyz weiter bearbeitet und brauche vermutlich noch 5 Wochen dafür. Sonst ist alles ok“.

Andere haben einen 20 Minuten langen Monolog vorgetragen, bei dem es um Aufgaben, den Zusammenhang der Aufgaben mit vielen weiteren Problemen und der sich daraus ergebenden Notwendigkeit, das Thema endlich einmal ganzheitlich anzugehen und dafür 3 Monate Konzeptarbeit freigegeben zu bekommen.

Der Sinn eines Daily besteht darin, dass

  • Die Teammitglieder untereinander wissen, wie gut die anderen vorankommen – was vor allem dann wichtig ist, wenn man auf Arbeitsergebnisse anderer angewiesen ist
  • Aktuell (noch) kleine Probleme so frühzeitig erkannt werden, dass sie mit wenig Aufwand gelöst werden können
  • Doppelarbeiten vermieden werden
  • Führungskräfte mitbekommen, wie es wirklich um Motivation, Fortschritt, Hindernisse und Zusammenarbeit in ihrem Team steht
  • Langatmige Meetings zum Statusupdate überflüssig werden

Was ist ein Daily [Standup Meeting] - Allzweckwaffe oder Hype? - TARGETTER (2)

Ein Daily dient der schnellen, effektiven Kommunikation – nicht dem Vertreiben von Langeweile

Macht ein Daily überall Sinn?

Je kleinteiliger Aufgaben (z.B. 1 – 3 Tage Aufwand) sind, die von Teammitgliedern bearbeitet werden und je stärker Teammitglieder voneinander abhängig sind, desto wichtiger ist eine kurz getaktete Info über den Fortschritt. Dann ist ein Daily sehr sinnvoll.

(Video) Languages & Runtime: .NET Community Standup - Feb 14, 2019

Arbeiten Teammitglieder (eher) unabhängig voneinander an Aufgaben, die 5 – 10 Tage Aufwand haben, kann man auf einen 2-tägigen Zyklus wechseln.

In „klassischen“ Abteilungen, also keinen Projektteams, ist ein Daily durchaus eine sehr gute Alternative zu wöchentlichen oder zweiwöchentlichen, sehr langen Team-Meetings. Einige meiner Kunden setzen in solchen Fällen auf ein „klassisches“ Team-Meeting von 45 – 60 Minuten pro Woche und 2x Dailys von 10 – 15 Minuten Dauer. Diese Kombination macht die eigentlichen Team-Meetings deutlich kürzer und effektiver.

Wie funktioniert ein Daily in virtuellen Teams?

In virtuellen Teams ist ein Daily (fast) alternativlos.

Aufgrund der mangelnden „mal kurz auf dem Gang“ oder „beim Warten an der Kaffeemaschine“ ausgetauschten Infos, muss die Kommunikation in virtuellen Teams (noch) strukturierter ablaufen, als in allen anderen Arten der Zusammenarbeit.

Einfach alle Informationen „hinauszublasen“, wie es über Collaborations-Tools wie Slack und Co. möglich ist, kann die Effektivität des gesamten Teams negativ beeinflussen.

Dabei ist es kein entweder – oder, sondern ein sowohl – als auch. Sprich: Eine Kombination von digitalen Kommunikationswerkzeugenund effektiven Besprechungen per Videokonferenz.

Natürlich ist wieder die Abhängigkeit von den Arbeitsergebnissen der Teammitglieder mit zu berücksichtigen, aber meine Empfehlung für virtuelle Teams ist einfach:

Wenn die Teammitglieder nicht komplett eigenständig und völlig unabhängig voneinander agieren, sollte jeden Tag ein Daily per Videokonferenz durchgeführt werden.

Vielleicht sind es auch nur 5 Minuten. Aber es sind 5 Minuten pro Tag, in denen das Team buchstäblich sieht, dass es ein Team ist.

Wenn Sie mehr über die effektive Arbeit in virtuellen Teams und die Führung virtueller Teams erfahren möchten, sollten Sie sich unbedingt das hier ansehen: Virtuelle Teams Profitipps – Führen und Arbeiten auf Distanz

Warum erfolgt ein Daily im Stehen?

Die Bezeichnung Daily Standup Meeting hat nichts mit Standup Comedy zu tun. Wobei manche Dailys auch komödiantische Züge haben mögen… aber das ist nicht das eigentliche Ziel.

Das Meeting im Stehen abzuhalten soll ganz einfach dafür sorgen, dass man schneller fertig ist.

Hat man es sich in einem Konferenzstuhl bequem gemacht, den leckeren Latte Macchiato oder den Chai-Tee vor sich stehend, dann kann man – egal wie langweilig das Meeting ist – auch locker eine Stunde sitzen bleiben. Vor allem, wenn sich gerade zwei Teammitglieder zoffen und man per WhatsApp mit den Kollegen Wetten abschließt, wer am Ende gewinnt.

Was ist ein Daily [Standup Meeting] - Allzweckwaffe oder Hype? - TARGETTER (3)

Mit Kaffee und gutem Konferenzstuhl kann eine langweilige Besprechung ruhig länger dauern

(Video) How to Build Innovative Technologies by Abby Fichtner

Spaß beiseite.

Wenn alle stehen, wollen alle früher oder später zurück an den Arbeitsplatz und sitzen. Kaum einer wird 90 Minuten im Stehen diskutieren.

Daher kommt die Idee. Ganz einfach.

Viele meiner Kunden machen das Daily im Stehen im Flur, in der Kaffeeküche, in einem Projektbüro, oder wo auch immer sie gemeinsam Platz finden. Aber nahezu niemals in einem Besprechungsraum!

Was tun, wenn jemand zu lange redet?

Dieses Problem taucht meistens bei der Einführung von Dailys und bei der Etablierung der notwendigen Daily-Kultur auf.

Einige Möglichkeiten, um lange Redezeiten zu verhindern:

  • Meeting findet im Stehen statt (geht auch in virtuellen Teams)
  • Meeting findet im Stehen statt, und derjenige, der immer ewig sprechen will, kommt als allerletztes dran
  • Man stellt eine deutlich sichtbare Countdown Uhr, die z.B. nach 2 Minuten Redezeit einen fürchterlichen Lärm macht oder (je nach Nicht-Geschmack) Rammstein, Helene Fischer oder K-Pop-Songs spielt
  • Wer redet, muss eine 1,5 Liter Wasserflasche mit ausgestrecktem Arm halten
  • Wenn nach (z.B.) 2 Minuten jemand immer noch spricht, fängt der nächste mit seinem eigenen Statement an

Sie halten die Vorschläge für teilweise unhöflich?

Nun, was ist unhöflicher: Dass sich jemand nicht an die Regeln hält und damit allen anderen Zeit stiehlt oder dass man jemanden zum Einhalten von Regeln, die im Sinne aller sind, bringt.

Wann sollte ein Daily stattfinden?

Ein Daily findet idealerweise am frühen Morgen statt. Bei internationalen Teams sollte die Zeit auf einen für alle sinnvollen Zeitpunkt festgelegt werden.

Woher kommt das Konzept des Daily?

Das Konzept des Daily stammt aus der agilen Projektmanagement-Methode SCRUM und ist dort fester Bestandteil zur Projektabwicklung.

Fazit Daily

Ein Daily ist natürlich keine Wunderwaffe, mit der alles gelöst werden kann.

Aber in allen Teams, vor allem virtuellen Teams, bei denen Mitarbeiter auf die Arbeitsergebnisse anderer angewiesen sind oder die nur dann erfolgreich sind, wenn alle ihre Aufgaben erledigt bekommen, sind Dailys eine ideale Methode zur Kommunikation und Förderung von Transparenz (und auch der Fehlerkultur – worauf ich hier aber jetzt nicht mehr eingehen kann).

(Video) Watch NBC News NOW Live - June 22

Probieren Sie es aus und berichten Sie mir via LinkedIn über Ihre Erfahrungen.

FAQs

Is there any downside to having a daily stand-up meeting? ›

A source of extra work: Daily standups often create the need for more meetings because it's hard to remember what was said, who said what, and what you're supposed to do next. Without a strong written record, you end up having to follow up with folks — creating more work than what you started with.

What's the real purpose of the daily standup meeting? ›

Why is the daily standup important? The point of the daily standup meeting is to aid team coordination. This fast feedback loop helps teams align and stay on track, which is similar to a huddle in football. If an issue pops up, you can address it quickly and keep projects on track.

Are daily standups worth it? ›

In short, yes. Here's the longer answer: Daily standups can be very effective, when they are held correctly. Meanwhile, ineffective daily standups can waste everyone's time and drain team morale.

Is daily scrum same as standup meeting? ›

In Agile software development, the daily scrum, also known as the daily standup, is a scrum event that occurs once each day of the sprint. Like most scrum events, the daily standup is a time-boxed event, typically lasting no longer than 15 minutes.

Is it OK for team members to miss daily stand-ups? ›

The Value of Daily Standups

They help to ensure that the team remains committed to their obligations and serve as a check-in point to understand where the others are it in their progress. Missing one shouldn't be something you do just because. There should be a clear purpose behind it.

Is daily standup micromanagement? ›

Your job is creating a comfortable space for discussion and come up with a conclusion knowing you can be wrong. Once you go through this process, the daily standups aren't micromanaging. Everyone is accountable to reach the goal you all set together.

Who attend daily stand-up meeting? ›

According to The Scrum Guide, there are 3 types of scrum team members that could attend a daily standup: Development Team. Scrum Master. Product Owner.

What are the three main questions answered in the daily stand-up meeting? ›

Scrum's 3 daily standup questions are: What did you do yesterday? What will you do today? Are there any blockers or impediments preventing you from doing your work?

Do daily stand ups work? ›

Daily standups are important facets of agile teamwork. When done well, they can provide a daily boost of energy, motivation, and team connection. And they can help your team stay aligned on the work that matters most to customers and the business.

How long should a daily stand-up last? ›

Daily stand-up etiquette

To bolster commitment, it should take place at the same time every day and last just 15 minutes.

Is it allowed to skip the daily scrum? ›

If they are catching over short tea / smoke / lunch breaks and discussing their work status / impediments / solutions etc., and if they think that there is not left to be discussed during a Scrum meeting and there is no business-value coming out of it, the team can skip to conduct formal daily stand-up meetings OR have ...

Are daily meetings effective? ›

Daily meetings can help you get through the tasks that need to be done. This means that everyone is accountable for their tasks and that everyone is held accountable for their actions and work.

What happens if a daily scrum is missed? ›

Attending the daily scrum should be mandatory for everyone. You should not reschedule or skip daily scrums no matter how busy your schedule is. Skipping these meetings could derail project delivery as well as quality.

How many hours a day is too much standing? ›

Risks begin to manifest for those who stand more than four hours per day. What constitutes “too much” standing can also change based on the circumstances. For instance, it is recommended that pregnant women avoid standing for prolonged periods of time.

Is standing all day worse than sitting? ›

Overall, research seems to point to the fact that less sitting and more moving contribute to better health. You might start by simply standing rather than sitting when you have the chance. Or find ways to walk while you work.

How much standing up is too much? ›

Generally speaking, sitting or standing in the same position for more than 20 minutes per day is detrimental to your health.

Do good leaders micromanage? ›

Micromanagement also kills trust. Employees will not trust a leader who burdens them with a never-ending scrutiny of their performance. This lack of trust leads to lower productivity and high turnover rates. Employees who are micromanaged will lose confidence in their own abilities to perform well on the job.

Are stand-up meetings effective? ›

Benefits of stand-up meetings

Stand-up meetings help development teams remote blockers and uncover what needs to be done on a daily basis. They can also provide clear indicators for how projects are progressing.

What is worse than a micromanager? ›

Author Patrick Lencioni calls it the abdication manager. In his work with people at the top level in organizations, for every real micromanager, he sees dozens of abdication managers. Abdication managers know few details about what their subordinates are working on.

Who attend daily scrum meeting? ›

(And should behave as one, too.) All team members are required to attend scrum meetings. Since both the Scrum Master and product owner are committed team members, they are expected to attend and participate.

How can I make my daily standup more effective? ›

Meetings should be short – aim for no more than 15 minutes. Have the daily standup at the same time and place everyday for consistency. Some teams play a specific song to call the team to the meeting. Meet where the work happens – don't waste time trying to coordinate extra rooms.

Are stand-up meetings everyday? ›

A daily stand-up meeting is a short organizational meeting that is held each day. The meeting, generally limited to between five and fifteen minutes long, is sometimes referred to as a stand-up, a morning roll-call or a daily scrum.

How long should stand-up meeting be? ›

The meetings are usually timeboxed to between 5 and 15 minutes, and take place with participants standing up to remind people to keep the meeting short and to-the-point.

Is daily scrum micromanagement? ›

The daily scrum is about micro-managing the team's daily work plans and making sure that everyone is doing what they say they'll do.

Can a shy person be a Scrum Master? ›

Having spent eleven years as a Scrum Master (time flies!), I've concluded that being an introvert actually doesn't need to be a disadvantage at all. Quite the contrary, there are in fact several benefits to being an introverted Scrum Master!

What is so special about daily scrum meetings? ›

Daily Scrums improve communications, eliminate other meetings, identify impediments to development for removal, highlight and promote quick decision-making, and improve the Development Team's level of knowledge. This is a key inspect and adapt meeting.

Why is it recommended that the daily standup meeting should be held at the same time and same place? ›

To eliminate confusion and keep things as productive as possible, daily Scrum meetings should be held at the same time and same place every day. It's best to have them in the morning before the Scrum team starts their work.

Who should attend the stand-up meetings? ›

All team members are encouraged to attend, but the meetings are not postponed if some of the team members are not present. One of the crucial features is that the meeting is a communication opportunity among team members and not a status update to management or stakeholders.

How long should a stand up last? ›

Keep it short. Most experts agree that stand-up meetings should last no longer than 15 minutes, and that each team member should plan to speak for up to one minute, but no longer.

How can I make my daily stand-up fun? ›

How can I make my daily stand up interesting? To make your daily stand up interesting, add variety to the meeting: add ice breaker questions, tell anecdotes, or invite people from other departments as guests (but make sure they only act as spectators).

How many people should be in a daily standup? ›

Daily Standup is typically for a small team of less than 10 people. The participants are working together on a project and broadly represent all roles in the project. When teams are larger, it may make sense to split the teams or conduct the meeting asynchronously.

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Author: Ray Christiansen

Last Updated: 02/02/2023

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Name: Ray Christiansen

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Job: Lead Hospitality Designer

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Introduction: My name is Ray Christiansen, I am a fair, good, cute, gentle, vast, glamorous, excited person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.